Beneficios de digitalizar la gestión de las hojas de gastos de los empleados

Publicado: viernes 30 agosto 2024

Las empresas con empleados en desplazamiento, con equipos comerciales que viajan, deben lidiar con procesos muy manuales para el control de los gastos de los empleados.

Los responsables de administración invierten demasiado tiempo en reclamar el reporte, los tickets y notas de los gastos a los trabajadores.

La burocracia asociada a este proceso basado en papel, produce retrasos continuos en el registro y contabilización de los gastos de viaje. Y además provoca una falta de control real sobre los gastos corporativos incurridos por los empleados.

Veamos algunos beneficios que aporta un sistema digitalizado de gestión de hojas de gastos de empleados.

Reporte fácil de hojas gastos por parte empleados

La solución digital ofrece a los empleados la posibilidad de reportar los gastos en cualquier momento y lugar a través de su smartphone. Los trabajadores ahorran tiempo y energía gracias a sencillos formularios a completar en un app y a la tecnología OCR que escanea y reconoce la información de los tickets.

Simplemente realizando una foto al ticket con el móvil y completando un sencillo formulario con la información del gasto, cumplen con el trámite de manera fácil y rápida sin dilatarlo.
Así se evita perseguir a los empleados para que entreguen los tickets y recibos de sus gastos..

Circuito de aprobación de hojas gastos y seguimiento en tiempo real

Una solución de movilidad (con app incluida) permite agilizar el flujo de trabajo de las notas de gastos de los empleados. Las acciones de captura y envío por el empleado, la revisión y autorización por el supervisor pueden ser realizadas en cualquier momento y lugar.

El acceso móvil al circuito de creación y aprobación de gastos mediante la app facilita el trabajo a los empleados desplazados. Esa disponibilidad de las hojas de gastos online permite el seguimiento por los responsables de Administración y Recursos Humanos del estado de los gastos de empresa en tiempo real.
Las hojas de gastos se pueden realizar y aprobar / denegar en el momento, por su rapidez de manejo del software, y no acumular retrasos en el reporte de gastos corporativos. La aprobación o no de los gastos se comunica automaticamente al empleado evitando el envio de emails entre los interesados.

Disponibilidad de informe de gastos de empleados

La solución que ofrece informes con la información de todos los pasos desde la creación hasta la aprobación de las hojas de gastos. Gracias al registro digitalizado de los datos y acciones por parte de los usuarios en su dia a día, el responsable del control dispone de información en tiempo real.

¿De qué información se trata? Datos sobre el empleado que incurre en el gasto, el importe del mismo, el concepto del gasto, el proyecto al que se le imputa, el responsable que lo aprueba o deniega, y su estado dentro del flujo de registro y contabilización de los gastos de empresa.

Reducción de plazos y errores de contabilización de las hojas de gastos

Haz la conciliación de gastos en tiempo real y cierra el mes más rápido
El uso de un software para hojas de gastos corporativos simplifica la conciliación de los gastos partiendo desde la captura de datos mediante OCR, la categorización personalizada de los gastos, hasta la transferencia o exportación de datos al ERP o software de contabilidad.

Facilita la revisión de los gastos de los empleados y que los datos se exporten automáticamente minimizando la intervención manual, sin errores. El resultado es un cierre de mes sin demora.

Gestión de hojas de gastos con Tweem

Tweem integra la gestión de hojas de gastos con el resto de funcionalidades del portal del empleado. Centraliza todo lo necesario para que el empleado se comunique con la empresa a través de una única herramienta.

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