¿Cómo elegir software y máquinas para fichar en el trabajo?

Publicado: jueves 04 marzo 2021

Elegir el mejor sistema para el control horario de tu empresa es una tarea realmente importante, debe ser un sistema eficiente que no ocupe mucho tiempo de tus trabajadores y que sea fácil de usar por ellos.

Desde hace ya casi dos años registrar la jornada de trabajo es una obligación para todas las empresas, y no hacerlo correctamente puede derivar en sanciones y multas administrativas.

Lo ideal es conocer qué opciones tenemos en el mercado para estudiar cuál es la solución de control horario que mejor se ajusta a nuestras necesidades.

Aquí vamos a ver varias herramientas para fichar en el trabajo, pensamos que esta selección de maneras de realizar el control horario puede ayudar a la empresa y al departamento de Recursos Humanos a hacer la mejor elección y así adaptarse a la ley del control horario.

¿Cuáles son las mejores maneras de fichar en el trabajo?

Hay muchas maneras de llevar el control horario dentro de la empresa. Vamos a ver distintos software y máquinas para fichar que pueden ayudar a tomar una decisión a la hora de implantar un sistema u otro en tu organización.

1- Aplicación control de asistencia desde el PC y App para fichar con el móvil

Hay programas que permiten llevar un registro de jornada laboral a través de un portal web y algunos que también incluyen aplicaciones móviles para que puedan realizar el fichaje a través del móvil (IOS y Android) o tablet.
Un software de control horario online es accesible desde cualquier dispositivo y desde cualquier lugar. Este punto es importante a tener en cuenta a la hora de elegir nuestro sistema de control horario, ya que si tenemos personal en teletrabajo, en movilidad este sería el mejor sistema a adoptar.

Este sistema es uno de los más asequibles ya que no hace falta comprar máquinas para fichar ni nuevos equipos especializados para llevar el control de la jornada. Con los PC o con los teléfonos móviles de los empleados sería suficiente. Este sistema es recomendado para cualquier tipo de empresa, sin importar el tamaño.

2- Reloj control horario de personal con tarjeta magnética y códigos QR

Existe una gran variedad en sistemas de control de presencia y control horario, sistemas que identifican a cada usuario con códigos QR, tarjeta de proximidad (RFID), smart card.

Estas máquinas se instalan en las entradas de las empresas y generalmente estos relojes de control horario de personal tienen un funcionamiento off-line y guardan un registro en memoria del histórico de accesos de los trabajadores. Estos registros se descargan al PC para su posterior gestión por parte del responsable de recursos humanos o la persona supervisora.

Estos sistemas son habituales en fábricas o empresas en los que los empleados no pueden llevar sus teléfonos móviles encima, suelen ser empresas de gran tamaño y del sector industrial.

También hay soluciones como Tweem que permiten combinar ambos sistemas. Tweem puede instalarse en kioskos a la entrada de la empresa igual que una máquina de fichar, y puede utilizarse desde el smartphone en cualquier lugar donde quiera que esté el empleado. Además de contar con un sistema de control de la jornada puedes disfrutar del resto de funcionalidades como son la entrega automatizada de nóminas, la firma digital de documentos, una herramienta de comunicación interna gestión de vacaciones, etc,..

3- Gestión de fichaje personal con tecnologías más avanzadas: huella digital, escaneo de retina, sistemas biométricos. (Actualización 19/12/2023: La AEPD prohíbe la identificación biométrica con fines de control horario en las empresas)

Existen otras máquinas para fichar en el trabajo más sofisticadas y también con costes de implantación más elevados como pueden ser la huella digital, escaneo de retina o sistemas biométricos.
Los sistemas de huella digital ahora mismo no pasan su mejor época ya que con la pandemia no son recomendables los sistemas en los que todo el personal toque a diario el mismo punto del dispositivo y varias veces al día.

Suelen ser sistemas que implementan empresas gubernamentales o dónde la necesidad de seguridad es elevada; y que además de hacer un control de la jornada sean sistemas para controlar el acceso a instalaciones. Con lo que lo tanto o más importante que el control horario, es el control de acceso a ciertas zonas, control de áreas restringidas. Por ejemplo, empresas del gobierno, laboratorios, empresas químicas,...
Las máquinas de control de acceso son equipos electrónicos que gestionan de manera automática la apertura segura de puertas, barreras,... tanto para la entrada de personas como para la entrada de vehículos en parkings u otras áreas restringidas.

Seguramente necesitas una solución software y hardware para la gestión de la seguridad física para conseguir un sistema de control de acceso con una alta seguridad y que te permita hacer un control horario.

Si ese es el caso, el apropiado para tu empresa sería una máquina de fichar con un sistema biométrico o con lector de retina.

Actualización diciembre 2023: La AEPD prohíbe el uso de identificación biométrica para el control de presencia en las empresas. Consulta su guía oficial aquí.