Gestión de documentos de conductores y otros empleados en empresas de transporte

Las empresas del sector logístico y del transporte tienen la característica particular de que la mayoría de sus trabajadores están constantemente desplazados. Los conductores de los vehículos pasan la mayoría de sus jornadas laborales viajando y pueden enlazar una tras otra sin pasar por las oficinas de la empresa.
La empresa tiene la necesidad de compartir con los chóferes documentación para su lectura y archivo e incluso para su firma, lo cual se convierte en misión complicada por la constante movilidad y su ausencia de las oficinas de estos empleados. Conviene digitalizar este proceso para facilitar la entrega de los documentos a los conductores.

Debido al funcionamiento del negocio de las empresas transportistas, éstas pueden tener dificultades para implantar un sistema informático que permita enviar documentos en formato digital tanto a los empleados de las oficinas (perfectamente localizados), como a los conductores que viajan la mayor parte de su jornada (en movilidad).  
 

Gestión de documentos de recursos humanos en sector transporte

Los responsables de recursos humanos de las empresas de transporte tienen la mayoría de su plantilla – conductores - en movilidad, es decir no paran ni tienen puesto en las oficinas donde ellos mismos trabajan. Ello supone una barrera en la comunicación con este departamento.

El departamento de Recursos Humanos deberá buscar la forma de compartir con los conductores los documentos necesarios para mantener la relación de estos trabajadores con la empresa. Los principales documentos a compartir o entregar por parte del área de recursos humanos a los trabajadores y al revés son entre otros: contratos de trabajo, nóminas, certificados de retenciones,  manuales corporativos, bajas médicas, etc…  

La lista se amplía si la empresa de transportes no cuenta con un área independiente de Prevención de Riesgos Laborales, porque hay que añadir los documentos: instrucciones de seguridad, manuales de prevención de riesgos laborales, justificantes de entrega de EPIs, certificados de formación en PRL, certificados médicos, etc…

Envío de documentos a los conductores

Los chóferes de camiones y de furgonetas de reparto pueden pasar días sin visitar las oficinas centrales debido a la duración de sus viajes;  y a que muchas veces parten desde los almacenes y muelles de carga en horario distinto al de oficina (muy temprano por la mañana o incluso por la noche).

A la hora escoger soluciones para enviar los documentos a estos trabajadores hay que plantearse diferentes características:

Accesibilidad al gestor documental

Que la solución sea fácilmente accesible en movilidad, cuando los conductores estén viajando deben poder consultar sus documentos por internet. Las tecnologías web y móvil permiten el acceso desde cualquier lugar por navegador o mediante app móvil a los archivos que se almacenan en un área privada de documentos para los empleados de la empresa de transporte.  

Personalización

La solución para documentos debe ofrecer su área personalizada de documentos a cada chófer para que consulte sus documentos particulares. El sistema ofrecerá documentos generales o comunes para todos los empleados o para un departamento o centro de trabajo. Ejemplos de documentos para son circulares informativas, manuales de PRL, etc… y documentos personales como son sus nóminas, contratos y certificados.  

Seguridad

La solución que gestione los documentos de los empleados de la empresa de transporte debe dotar de seguridad a los datos y documentos personales y corporativos que gestiona. La política de privacidad de los nombres y contraseñas de los usuarios debe ser diseñada para evitar suplantaciones. Las contraseñas serán conocidas únicamente por los usuarios y permanecen guardadas por el sistema sin posibilidad de consulta ni siquiera por los administradores del software de recursos humanos. 

El portal del empleado con gestor de documentos para empresas de transporte debe estar alojado en la nube; ya que las medidas de seguridad en la nube suelen ser superiores a las de los centros de datos locales.  Al ser centros de datos públicos, especializados y con miles de clientes convierten el hosting en un servicio con las ventajas de evitar los costes de mantener instalaciones y hardware en la empresa. En la nube, no hay que administrar servidores físicos ni dispositivos de almacenamiento que pueden averiarse y necesitar su renovación.

Aplicación móvil y portal del empleado con gestión documentos en empresas de transportes: Tweem

Las empresas de transporte utilizan el portal del empleado en la nube Tweem, porque al ofrecerse en versión desktop para PC  y app móvil de Android e iOS cubre las necesidades de gestión de documentos para todos los empleados, especialmente de aquellos que están en constante movilidad, los conductores.

Los conductores pueden acceder desde cualquier lugar a través de sus teléfonos móviles a los documentos en formato electrónico que necesiten en cada momento. Estando de viaje pueden consultar en la app los documentos del vehículo que conducen, bien sean documentos del vehículo concreto o generales de la empresa.

Funcionalidades del gestor documental de recursos humanos en empresas de transportes

Para organizar, compartir y gestionar el catálogo de documentos con los empleados, la empresa debería utilizar un software de gestión documental especializado. O implantar un portal del empleado que incluya entre otras funcionalidades de RRHH la gestión compartida de documentos con los trabajadores incluyendo ciertas características funcionales: 

Categorías de documentos para conductores

Los conductores pueden acceder desde cualquier lugar a través de sus teléfonos móviles a los documentos organizados por categorías o tipos de documentos. Entre las categorías de documentos específicos para los chóferes de los camiones están:

Documentos del vehículo
-    Ficha técnica
-    Permiso de circulación
-    ITV
-    Póliza de seguro
-    Tarjeta verde
-    Tarjeta de transporte
-    Informe de revisión del tacógrafo

Documentos del conductor
-    CAP Certificado de Aptitud Profesional
-    Carnet de conducir
-    Carnet ADR
-    Consentimiento de geolocalización
-    Manual del conductor
-    Diploma GDP

Envío de documentos a empleados y solicitud de documentos a empleados

El intercambio de documentos entre la empresa de transportes y sus empleados debe ser bidireccional. Cualquiera de los empleados debe poder enviar documentos al área de Recursos humanos de la empresa, bien por su iniciativa, bien porque se le ha solicitado a través de la misma aplicación.  Por ejemplo, las bajas médicas son un documento que pueden solicitar las empresas a sus empleados.

Envío de nóminas a los conductores

Los chóferes y otros empleados en movilidad pueden recibir sus nóminas en su móvil, y permanecerán para su consulta archivadas en la app del portal del empleado con gestión de documentos. De esta forma no necesitarán desplazarse a las oficinas para recibir la nómina físicamente, ni estar pendientes de no eliminar los correos electrónicos recibidos con las nóminas adjuntadas.

Para la empresa de transportes es muy útil la funcionalidad de envío automatizado de nóminas a los empleados en movilidad. El portal del empleado para empresas de transportes Tweem, distribuye las nóminas automáticamente a partir de un único archivo, para minimizar los errores humanos. La tecnología OCR lee los números de DNI del archivo de nóminas y los envía al gestor documental de la app del empleado. 

El portal del empleado en la nube para empresas de transporte Tweem cumple todos los requisitos para optimizar la gestión de los recursos humanos en movilidad, como son los chóferes.