Hay muchos programas en el mercado que ayudan a liberar y hacer más fácil el trabajo de RRHH, relacionado con la documentación. Muchos de estos programas son soluciones de gestión documental para empresas por lo general grandes y con un volumen de trabajadores y documentación muy elevado.
Hay alternativas como Tweem, para poder tener la documentación relativa a toda tu plantilla. Tweem es un portal y app del empleado con una sencilla gestión documental que te solucionará entre otras cosas compartir los documentos con tus empleados en formato digital.
En la relación empresa-empleados hay multitud de documentos que toda empresa maneja, sea del tamaño que sea, como pueden ser: contratos, nóminas, informes, bajas médicas, altas médicas, registros horarios, registro de vacaciones, comunicados corporativos, normas de seguridad, manuales de prevención de riesgos laborales, ...
Tweem es una solución en la nube que incluye entre sus funcionalidades un sistema de documentación que te permite tener guardados en la misma herramienta todos estos documentos compartidos con los trabajadores, de manera segura. Almacena los datos y documentos en la nube con la máxima seguridad, haciendo que estos estén accesibles por la empresa desde cualquier lugar y dispositivo.
Ya que permite poner foco en las personas, centrar los esfuerzos en una estrategia y disponer de más tiempo para conseguir los objetivos marcados.
Si tienes contratados los servicios de una asesoría que realiza algunas tareas de RRHH como pueden ser la elaboración de los contratos, las nóminas,.. con Tweem puedes crear un acceso y autorizar a tus asesores para que realicen ciertas acciones. Por ejemplo que envíen las nóminas, o soliciten documentos a los trabajadores ellos directamente agilizando el trabajo para ambas partes, la propia empresa y la asesoría con la que trabajas.
Tweem te ayuda con la digitalización de tu departamento de RRHH, a destacar entre las funcionalidades de que dispone las siguientes referidas a la documentación :
Ahorra tiempo y evita errores en la distribución de las nóminas a los empleados. El sistema de envío automatizado de nóminas de Tweem te evitará las engorrosas comprobaciones previas al envío de nóminas al ser documentos tan sensibles.
Tweem te permite la firma de documentos de los empleados en la app para gestionar los trámites con equipo de trabajo. Desde Tweem, como administrador, puedes enviar documentos a firmar por los empleados. Por ejemplo solicitar la firma de nóminas, certificados, autorizaciones, etc…
Archiva los documentos en Tweem diferenciando por centro de trabajo, departamento y por empleado. Además estos documentos podrán ser privados para ver y consultar por la empresa o bien tenerlos compartidos con los empleados. En el caso de ser compartidos con el trabajador, éstos quedarán disponibles para su descarga por los trabajadores desde el móvil o desde el interfaz web de Tweem.
Igual que puedes compartir documentos con el trabajador, Tweem te facilita pedir a los empleados que envíen documentos y estos se archivarán directamente en su carpeta de la aplicación, por ejemplo un parte de baja médica.
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