Firma digital de documentos para contratos, nóminas, circulares...
¿Cuáles son los documentos que más se firman digitalmente? Contratos, nóminas, certificados, controles de entrada y salida, bajas y altas, acuerdos de confidencialidad, autorizaciones... La firma digital es uno de los recursos más prácticos e imprescindibles para agilizar todo tipo de trámites administrativos, sobre todo en el área de recursos humanos.
La firma digital agiliza los trámites, sobretodo para trabajadores en movilidad
Con la firma digital las empresas tienen la posibilidad de compartir, distribuir y firmar cualquier tipo de documento con su plantilla, haciéndolo a través de un proceso totalmente seguro.
Con Tweem la empresa puede enviar contratos, nóminas, normativas, circulares, en definitiva, cualquier tipo de documento que necesite ser distribuido entre los empleados. Para eso está desarrollada la funcionalidad Documentos en el portal del empleado en la nube Tweem.
Desde Documentos se puede compartir todos los documentos en formato digital con los componentes de la empresa y solicitar la firma de los trabajadores.
Gracias a las funciones de firma digital legal desde la app, los trabajadores no necesitan personarse en las oficinas para poder firmar cualquier documento. Por lo tanto, la función de firma digital fomenta la movilidad y el teletrabajo de la plantilla de la empresa.
La firma electrónica facilita la eliminación del papel, ahorra costes de material, almacenamiento, mano de obra y agiliza la gestión administrativa.
El tiempo que se ahorra implantando la firma digital de documentos en la empresa es muy importante. Una vez puesta en marcha la digitalización de la firma de documentos, no hay que imprimir la documentación, no es necesario que el trabajador vaya a las oficinas a firmar.
En el caso de la firma en papel, una vez firmado el documento físico muchas empresas escanean esta información para poder enviarla en formato digital a la administración, a clientes, proveedores, etc…Y luego el tiempo de archivar y también el que se consume en encontrar físicamente un documento de papel.
Todo ese tiempo que se malgasta es dinero que la empresa no recupera. Es un recurso que los empleados no pueden dedicar al negocio y a los clientes. Por lo tanto la firma digital nos va a ahorrar, en definitiva, dinero.
La firma digital de documentos favorece la relación entre empresa y trabajadores
La firma digital de documentos facilita la gestión de los departamentos de RRHH en sus procesos internos, entre trabajadores y entre los diferentes departamentos de la empresa. También puede favorecer la relación con los proveedores y con el personal externo a la empresa en el caso de que se les implique en procesos de firma digital.
Cada vez son más las empresas que colaboran con otras, o que cuentan con personal externo que muchas veces están en otras sedes o países. Por lo que digitalizar la documentación y disponer de un sistema de firma digital, nos convierte en colaboradores destacados y atractivos para nuestros proveedores y clientes.
Ventajas de la firma digital de documentos de recursos humanos
- Mejora la productividad de los trabajadores
- Mejora la relación con nuestros clientes y proveedores
- Ahorra tiempo y dinero
- Ayuda a reducir el papel en la empresa y contribuye a mejorar el medio ambiente
- Mejora la experiencia del trabajador
Podemos decir como conclusión, que implantar una aplicación de firma de documentos digital en nuestro departamento de recursos humanos es una ventaja y una herramienta de gran valor para la empresa. Nos proporciona una ventaja cualitativa frente a nuestros competidores, y nos brinda una serie de beneficios de un gran valor.
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