8 tips de gestión del tiempo para ganar productividad en tus proyectos
El control horario por proyectos nos ayuda a gestionar los recursos humanos asignados a cada proyecto. Y vamos a ver cómo incrementar la productividad siguiendo algunas estrategias.
Trabajando como jefa/e de proyecto, es posible que se te asigne un número diferente de tareas en cada periodo. Por lo que es necesario planificar, administrar y realizar un seguimiento del trabajo de tu equipo .
Tienes que planificar reuniones internas con tu equipo, con los clientes y su equipo , además de informar a Dirección del estado de cada proyecto, realizar informes,.... todo ello debe caber en tu jornada laboral.
Una app de control horario por proyecto te ayuda a incrementar la productividad.
Un punto clave para alcanzar el éxito es disponer de una app para planificación y control horario por proyectos. Aún así vas a necesitar algunas estrategias de administración del tiempo; para planificar mejor tu trabajo y el de tu equipo. Se trata de tener tiempo para todo lo importante que necesita tu atención.
Tweem incluye una funcionalidad de planificación y gestión de proyectos que te ayudará a plasmar el personal asignado a cada proyecto, las horas que invierte en ellos y las solicitudes que tiene asociadas. Pero además de una herramienta para hacer tu trabajo más fácil, tienes que seguir una estrategia para ganar en productividad.
¿Qué es la gestión del tiempo?
Podemos decir que es la forma en la que utilizamos el tiempo para alcanzar un objetivo o una tarea que nos han asignado de la forma más eficiente.
O en otras palabras, decir que es el proceso de planificación y control consciente del tiempo dedicado a actividades específicas, especialmente para aumentar la eficacia, la eficiencia o la productividad.
Cuando además tienes un equipo a tu cargo, este concepto lo trasladamos al grupo y podríamos decir que también es gestionar el tiempo de los equipos que supervisas.
8 estrategias de gestión del tiempo para jefes de proyectos:
1- Establece unas prioridades claras
Muchas veces la lista de tareas es muy extensa y nos cuesta enfrentarnos a ella. Es recomendable dividir, ya se sabe, divide y vencerás, para ello hay que establecer prioridades claras. Priorizar te ayudará a tener ordenadas tus tareas de acuerdo con su importancia, urgencia y esfuerzo necesario para cumplirlas.
Para ello podemos organizar las tareas de la siguiente manera:
- Importante y urgente : estas son las tareas que debes realizar primero
- Importante pero no urgente : tareas que puedes programar para realizar más tarde
- No es importante, pero es urgente : si es posible, debes delegar estas tareas.
- No es importante y no urgente - puedes saltarte las tareas que caen en esta categoría
2- Planifica tus tareas con antelación
Una de las estrategias más importantes es la planificación. Conocer nuestro objetivo y el tiempo en el que lo queremos lograr nos acerca y prepara para ello.
Planificar con antelación nuestro trabajo, hace que aumenten nuestras posibilidades de que el proyecto se complete con éxito y que este sea rentable para la empresa.
Planificar nuestras tareas diarias puede ser algo tan simple como crear una lista de tareas para dejar constancia de lo que vamos haciendo simplemente marcando las realizadas.
Cuando planificamos varios proyectos, tener un plan de proyecto de alto nivel mejorará la visibilidad de los requisitos en las diferentes asignaciones. Y te ayudará a establecer objetivos y requisitos, además de realizar un seguimiento adecuado para cada proyecto.
3- Delega en tu equipo
El trabajo en equipo tiene una ventaja increíble. Seguramente puedes encontrar a más de un compañero con habilidades y tiempo para ayudarte a realizar algunas de las tareas con las que tienes dificultades. O simplemente para las tareas que no tienes tiempo, aprovecha que hay a tu lado personas en las que apoyarte.
4- Pon plazos adecuados a cada tarea
Debemos poner los plazos ajustados al tiempo necesario para realizar una tarea. Ajustarnos lo máximo posible, esto pasa porque si disponemos de más tiempo del que realmente necesitamos para terminar una tarea, es probable que no lo hagamos más rápido y consumamos todo el tiempo disponible.
5- Centra tu atención en una tarea a la vez
Está comprobado que pasar de una tarea a otra no es productivo, concentrarse en una tarea a la vez y complétala y luego cambie a otra. De esta manera, especialmente si te das al menos unos minutos de descanso entre tareas, la transición es suave y tu cerebro está listo para asumir una nueva tarea.
Una de las técnicas más conocidas y que da buenos resultados es la técnica Pomodoro. Consiste en dividir el trabajo en sesiones más cortas, de 25 minutos de duración, con pausas de descanso entre ellas. Es una forma comprobada de aumentar la productividad.
6- Reduce al máximo las interrupciones
Hay algunas interrupciones de las que no podemos escapar. Pero otras sí que está en nuestra mano evitarlas, como por ejemplo revisar nuestro buzón de correo electrónico, atender llamadas, mantener conversaciones de chat. Puede ser tentador revisar nuestro buzón de mail de vez en cuando, participar en una charla en la oficina, pero esto mata tu productividad. Programa también tus pausas para tomar un café o charlar con tu equipo.
7- Aprende a decir no
Debes conocer el volumen de trabajo que llevas entre manos y los plazos a los que te has comprometido para poder alcanzar tus objetivos. Esto significa que a veces tenemos que decir no a tareas extra o nuevas. Algún compañero del equipo puede tener más disponibilidad para hacerlo y no incumplir los plazos. Esta capacidad de negarnos a asumir más tareas de las realizables, además nos ayudará a no sentirnos estresados y a cumplir objetivos.
8- Haz balance de cada día
Esta técnica nos ayudará a descubrir dónde lo hiciste bien y qué queda por hacer. Marca tus tareas realizadas y comprueba lo que hs logrado. Esta breve revisión del día es una excelente manera de motivarse para el día siguiente.
Planificar al equipo y gestionar los proyectos es más fácil con herramientas digitales que te dan acceso rápido a la información; y te proporcionan datos sobre cómo va cada proyecto de tiempo consumido, gastos incurridos,... y te permite tomar decisiones para cumplir plazos y ser rentables, Tweem incluye un módulo de planificación y proyectos que sin duda te será muy útil para aumentar la productividad de cada proyecto.
Solicita una demo online para conocer esta funcionalidad.
Te puede interesar:
Una app de control de gastos para tus proyectos
Ventajas de llevar un control horario por proyectos en la empresa