5 beneficios de una app para gestión de documentos de recursos humanos
En 2 años se espera que el teletrabajo aumente a 1.870 millones a nivel global, según la actualización de pronóstico de fuerza laboral móvil global 2016-2022 de Strategy Analytics, ello representa el 42,5% de la fuerza laboral mundial.
“La globalización y los continuos avances en tecnología y aplicaciones móviles continuarán aumentando los niveles de movilidad entre ejecutivos, consultores, profesionales de ventas y de campo, y otros profesionales móviles en todas los países”.
Por ello, se hace imprescindible para muchas empresas la digitalización de documentos de recursos humanos. Aportar herramientas necesarias para gestionar adecuadamente tanto a los trabajadores presenciales como a los que están en remoto o en movilidad.
5 beneficios de disponer de una app para la gestión de documentos de empleados:
1. Reduce costes con una app para gestión de documentos de recursos humanos.
Disponer de una app o software para gestionar los documentos de RRHH reduce los costes. En primer lugar si los documentos, en vez de en papel, son digitales no necesitamos espacio físico dónde guardarlos y archivarlos y por lo tanto no ocupan espacio físico en las instalaciones.
Si hay menos papel, hay menos gastos, ya que almacenar digitalmente todos los documentos significa menos espacio; y sobretodo menos tiempo para guardar y recuperar información, lo que equivale a un ahorro importante para las empresas.
2. Ahorra tiempo en la gestión de documentos de RRHH
Buscar y recuperar una información puede ser una tarea muy rápida si en vez de buscarla en papel en archivadores físicos, podemos encontrarla de manera fácil y rápida a través de una aplicación de gestión de recursos humanos con tu propio móvil o desde tu PC.
Una app de gestión de documentos de recursos humanos libera a los responsables y jefes de equipo de tiempo que podrán dedicar a las personas del equipo; onboarding, formación, plan de carrera, branding de empleados, ... hay muchas cosas de valor que puedes hacer por tus empleados.
Algunas de las funcionalidades que debería incluir una app para gestión de documentos de recursos humanos y que liberan mucho tiempo son:
Solicitud de documentos, tener la posibilidad de crear y gestionar todas las solicitudes que necesita el día a día de una empresa, como por ejemplo, solicitar y aprobar vacaciones o días de permiso, solicitar reembolso de gastos de viaje,etc... Si todas estas solicitudes se realizan a través de una app se ahorra mucho tiempo y quedan registradas para su posterior análisis y toma de decisiones.
Otra de las funcionalidades que nos ahorran mucho tiempo y dinero es la funcionalidad de firma digital de documentos con la aplicación móvil de los empleados.
Un buen software para gestionar documentos de recursos humanos debería incluir la gestión de documentos desde la app móvil. Teniendo en cuenta que tendremos a parte o el total de la plantilla trabajando desde casa o en movilidad, es la mejor opción para tener al día toda la documentación de recursos humanos sin un esfuerzo extra, al contrario, haciéndolo más fácil que con documentos en papel.
3. Aumenta la productividad centralizando y digitalizando tu departamento de RRHH
Una aplicación para centralizar gestión de documentos de recursos humanos permite una búsqueda fácil de documentos y el control del flujo de trabajo si es necesario para firmas o revisión.
Liberando de tareas burocráticas y de escaso valor para la empresa, los responsables de recursos humanos podrán dedicar ese tiempo a tareas de mayor valor y por lo tanto la productividad aumentará.
4. Acceso remoto a documentos de RRHH centralizados y seguros
Con una app para gestión de documentos de recursos humanos puedes proteger y mantener seguros los datos de todos tus empleados. Puedes consultar cualquier dato de tu equipo desde cualquier lugar, mantener actualizada la información cumpliendo con las normas,.. Sin perder tiempo y siendo más eficaz al evitar mantener documentos en local equipos individuales con mayores riesgos de seguridad de la información.
5. Analiza y toma decisiones basadas en datos.
Disponer de una app para gestión de documentos de RRHH también te nutrirá de una serie de informes que te ayudarán a tomar decisiones basados en la métrica y el posterior análisis de los mismos.
Tener los datos centralizados te puede ayudar a generar informes para posibles decisiones de empresa importantes. Por ejemplo, si un departamento tiene un elevado índice de bajas o de ausencias injustificadas puedes profundizar y corregir el problema, lo que será beneficioso para la empresa a largo plazo.
Las apps para la gestión de documentos de recursos humanos facilitan el trabajo del departamento de RRHH y a la vez la vuelven más ágil y transparente.
La digitalización y movilidad de la gestión de documentos no sólo como parte de una tendencia, por el aumento del trabajo en remoto y la movilidad, sino que es una exigencia para que las empresas sean cada vez más competitivas en un entorno cada vez más globalizado.
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