Cambiar la firma en papel por la firma digital ahorra tiempo, dinero y esfuerzo a su organización. En concreto el área de Recursos Humanos puede beneficiarse mucho de la implementación de firmas digitales.
Implantar el uso de las firmas digitales en las empresas no es algo nuevo, muchas empresas llevan mucho tiempo usando la firma digital, pero sí que es cierto que el uso avanza a pasos acelerados desde el comienzo de la pandemia.
Para muchas empresas, la adopción del teletrabajo ha destapado la necesidad de buscar soluciones que incorporen la firma digital. La distancia física con los empleados obliga a los departamentos de recursos humanos a acelerar su transformación digital en muchos aspectos; y digitalizar las firmas de documentos internos es clave para facilitar el cambio.
Desde el punto de vista del departamento de recursos humanos, el uso de un software o portal del empleado con firmas digitales integradas podría ser el camino a seguir. Le permite centralizar la gestión en una única solución, integrando funcionalidades como enviar documentación y nóminas, gestionar vacaciones y permisos, controlar el registro de la jornada,...
Por ejemplo soluciones SaaS como Tweem permiten a cualquier empresa, independientemente de su tamaño, acceder a software de RRHH que incluye la firma digital.
Y teniendo en cuenta el coste de la firma en papel (desde el propio papel, tinta, archivadores, espacio en la oficina, mantenimiento de impresoras, tiempo de gestión), la mayoría rentabiliza rápidamente el cambio a la firma digital.
Cuando se implementan sistemas de firma digital correctamente, son más seguros que el papel impreso y el escaneado. No nos preocupa dejar olvidado algún documento sensible en el escáner o en la impresora al alcance de cualquiera, o de que se traspapele. También se ahorra el dilema de almacenarlo de manera segura, versus dar acceso a los responsables de Recursos Humanos.
Dejar atrás las firmas en papel nos ahorra mucho tiempo, no tenemos que imprimir los documentos, no perdemos el tiempo en buscar a la persona para solicitar la firma física, no tenemos que archivar el papel. Incluso a veces escaneamos estos documentos firmados en papel, para luego tenerlos digitalizados, ya que a la hora de buscarlos y compartirlos es más rápido. En resumen, todo este tiempo lo podemos dedicar a otras tareas de más valor.
Hay una cantidad elevada de documentos que la nueva incorporación a la empresa tiene que firmar: contrato, documentos de prevención de riesgos laborales, horarios,... un montón de papeleo que será mucho más rápido de obtener, guardar y luego localizar si lo tenemos digitalizado con la firma del compañero recién incorporado.
De igual modo reducimos los tiempos gracias a la firma digital, cuando tenemos que hacer una renovación o cambio de contrato o cuando tenemos que gestionar una baja de un trabajador en la empresa.
Esto además de ser un ahorro de dinero, supone un impacto positivo para el medio ambiente. Cada vez son más los trabajadores que valoran cualquier acción responsable con el medio ambiente, y el impacto que la actividad de la empresa produce en él. Igualmente hay muchos empresarios preocupados por reducir la huella ecológica, y que apuestan por ir hacia oficinas libres de papel.
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