Hemos escrito en varios posts de los beneficios que reporta trabajar en remoto, pero también hay que tener en cuenta que algunos puntos que pueden ser una barrera a sortear para poder sacar beneficio de esta modalidad de trabajo.
Vamos a ver los 5 principales obstáculos que puedes encontrar si estás empezando a implantar teletrabajo en tu empresa y cómo superarlos.
En la comunicación con equipos en remoto, la parte visual que nos da el cara a cara se minimiza. Por ello es importante programar videoconferencias, o en su defecto llamadas de teléfono clásicas. La primera opción sería la mejor ya que tenemos la parte visual resuelta; el plan B de la llamada telefónica posee un sentido de cercanía, que no te ofrece un texto escrito en e-mail o chat.
Para los comunicados escritos, es importante provocar la escucha o más bien la lectura activa. Conviene repetir conceptos, reformular afirmaciones y hacer preguntas para verificar que se ha entendido el mensaje, y sobre todo, no interpretar mala intención por aspectos del mensaje que seguramente sean un error de comunicación.
El no estar codo a codo con tu equipo, crece la falta de interacción de tu equipo. Ocurre porque gran parte de la comunicación se realiza a través de correos o chats y no sabes si hay alguien en ese momento para contestar al otro lado, porque no conoces su horario o si está de día libre o de vacaciones.
Una posible solución es un portal y app del empleado como Tweem, que te permite conocer si tu equipo está activo, está en horario laboral, si está de vacaciones o de día libre. Además se convierte en tu propio canal de comunicación que incluye otras muchas funcionalidades.
Para tener una comunicación fluida es importante establecer reuniones periódicas de equipo e individuales para fortalecer los lazos entre los miembros de la plantilla.
Las distracciones se dan en la oficina y en cualquier parte, sólo que en la oficina tenemos al jefe y a los compañeros que nos encarrilan de nuevo en la tarea. Las distracciones son un inconveniente para todos. Los trabajadores tardan más en realizar una tarea por muy sencilla que sea, por lo que al final del día han estado trabajando más horas de las necesarias, con el consiguiente cansancio totalmente innecesario.
Lo ideal es establecer pausas en la jornada y quizás alguna herramienta de seguimiento del tiempo para controlar que los equipos no están haciendo demasiado tiempo extra, ya que esto deriva a medio plazo en agotamiento y consiguiente pérdida de productividad.
También es importante que tu equipo se tome las vacaciones estipuladas cada cierto tiempo para renovar fuerzas y volver con energía al trabajo. Tweem, portal y app del empleado, permite realizar a los empleados la solicitud de vacaciones o días libres y permite a la empresa gestionar todas las solicitudes, aprobarlas, denegarlas,.. agilizando y facilitando esta gestión tanto con empleados presenciales como en remoto.
Los trabajadores que ejercen la modalidad en remoto parece que son más propensos a cambiar de empleo, son menos fieles en este sentido. Para las empresas, como es lógico, esto les supone un problema. Una solución para fidelizar talento en esas circunstancias, es buscar personas con experiencia previa trabajando en remoto y que su proceso de incorporación sea sólido. Esto último ayuda en la retención y la confianza del trabajador con la empresa.
El trabajo en remoto requiere un plus en la seguridad de los sistemas de información de todas las empresas. La información que manejas es sensible y debe estar bien protegida. La mejor práctica sería mantener estos datos en una unidad común y segura a la que puedan acceder todos los trabajadores y hacer las oportunas y periódicas copias de seguridad.
Crear una red virtual privada (VPN) es lo ideal ya que solo pueden acceder IP autorizadas. Además de bloquear el móvil y el ordenador de forma automática cuando está inactivo y protegido con contraseña.
Seguramente cada empresa pueda tener otros inconvenientes específicos debido a la naturaleza de su trabajo, pero si los tenemos controlados, seguro que podrán obtener los beneficios de contar con trabajadores tanto presenciales como en remoto o en modalidad mixta.
Tampoco olvidemos que es fundamental facilitar las herramientas adecuadas a tu equipo de recursos humanos o de administración para gestionar y comunicarse de manera eficaz con la plantilla, tanto la que trabaja de manera presencial como la que teletrabaja.
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