Coronavirus y Teletrabajo ¿Como influye en el registro horario en las empresas?

El Covid-19 nos está haciendo cambiar muchos aspectos de nuestro dia a dia y en las empresas. Las medidas preventivas que se están tomando en las empresas también afectan a la manera en que se realiza el control de asistencia, a los sistemas de fichaje de personal que tendrán que ser adaptados o sustituidos por recomendaciones de salud.

Coronavirus: medidas extraordinarias de salud e higiene en los centros de trabajo.

Son muchas las medidas extraordinarias de seguridad e higiene que las empresas están adoptando para la vuelta a los centros de trabajo. Todas ellas están enfocadas a reducir al máximo el contacto entre sus empleados. Además de proveer de EPIs a los empleados, las empresas deben limitar o eliminar las zonas calientes en las que es más fácil la infección. 

Una de esas zonas son los puntos de fichaje en las empresas, el gobierno recomienda sistemas en los que no haya contacto, está desaconsejado fichar con huella dactilar ya que sería un foco de infección.

La tecnología, la clave en los sistemas de registro de la jornada laboral

Este 12 de mayo 2020 se cumple un año de la entrada en vigor del Real Decreto Ley 8/2019 sobre el registro de jornada obligatorio. 

Tras un año en vigor, la situación actual provoca que empresas deban apoyarse en la tecnología; para optar por alternativas en las que el registro horario de la jornada se pueda realizar de una manera segura para la salud de sus empleados. 

Hay sistemas como Tweem - portal del empleado en la nube, que incluyen el registro de jornada accesible desde los dispositivos personales del empleado ( móvil, tablet, PC…) lo que dificulta los contagios al evitar compartir dispositivo entre compañeros. 

Control horario con firma en hoja de papel

Ha sido uno de los métodos de control horario clásicos más extendidos y hoy es en absoluto recomendable. El papel impreso dado a completar hora de entrada y salida, y a firmar por los trabajadores es manipulado por todos los que fichan, incluso compartiendo bolígrafo en muchas ocasiones; se trata de un foco de alto riesgo de contagio.

Máquina de fichar con huella dactilar o código personal

En lo que se refiere a los puntos de fichaje en las empresas, el gobierno recomienda sistemas en los que no haya contacto, por lo que está desaconsejado fichar con huella dactilar. En dicho sistema de fichaje concentra en una superficie muy reducida el contacto de los dedos de toda la plantilla aumentando las probabilidades de contagio. El Ministerio de Sanidad en la Orden SND/386/2020  del 3 de mayo obliga a desinfectar el dispositivo después de cada uso. 

Además si los empleados entran a la misma hora, pueden producirse aglomeraciones o colas de espera para fichar que deben ser evitadas.

Lo mismo ocurre con los sistemas de fichaje con teclado donde los trabajadores deben introducir su clave al llegar a la empresa. Una forma de reducir el riesgo es disponer de gel hidroalcóholico junto al dispositivo para lavarse bien las manos antes y después de fichar, pero estaremos condicionados al cumplimento individual de esa norma de higiene. 

Fichar y registrar la jornada en el PC 

Es una opción que entraña pocos riesgos de contagio si el usuario es el único en utilizar ese ordenador. Fichar en equipos compartidos por varios compañeros multiplica las probabilidades de contagio, que pueden reducirse con las medidas de higiene de manos y la limpieza y desinfección frecuente del equipo.

Fichar desde la app en el móvil con Tweem

Los trabajadores pueden realizar el registro de la jornada a través del smartphone, cada empleado ficha desde su propio teléfono móvil, a través de la app, o bien desde su PC (mejor si es personal y no se comparte) accediendo al portal web de Tweem.  Este es sin duda el sistema más seguro en términos de salud al utilizar cada usuario su dispositivo de uso personal y no compartido. 

Al ser un sistema web y app – para Android e iOS – permite fichar en remoto a los trabajadores que tienen la ‘oficina’ en casa. Además Tweem ofrece al responsable de Recursos Humanos una visión global de la actividad de la plantilla.

Teletrabajo y cumplimiento del registro horario obligatorio 

Un año después de su implantación obligatoria (8 de mayo 2019) , el registro de la jornada laboral está sufriendo cambios de metodología – no normativos- debido a las medidas especiales de seguridad y salud en el trabajo. 

Son muchas las compañías que han optado, o lo harán a partir de ahora ,por el teletrabajo. El teletrabajo será un modo habitual de trabajo para el total de la plantilla o para un porcentaje de la misma, según el sector y la actividad. 

Las empresas cuyas oficinas no dispongan de la superficie suficiente para poder respetar los 1,5 metros de distancia entre puestos de trabajo, tendrá que optar por hacer turnos y/o bien tener un porcentaje de la plantilla trabajando desde casa. Estas medidas, que muchas empresas ya han tomado, se tendrán que mantener por la seguridad de la plantilla hasta que esta emergencia sanitaria se haya resuelto.

Las compañías siguen estando obligadas por ley a respetar los descansos y registrar el tiempo de trabajo efectivo diario de todos los empleados. Algunas sentencias rechazan que la empresa pueda excusarse por falta de medios o por el respeto a los derechos laborales. La justicia ha dejado claro que la falta de medios o la supuesta imposibilidad técnica de saber dónde está el trabajador en cada momento no sirven de excusa

Tweem nos ayuda a resolver esta cuestión, porque al ser un sistema web y app – para Android e iOS – permite fichar en remoto a los trabajadores que tienen la ‘oficina’ en casa. Además ofrece al responsable de Recursos Humanos una visión global de la actividad de la plantilla diferenciando los teletrabajadores. Permite configurar el modo teletrabajo para los usuarios que lo realizan activándolo y desactivándolo cuando lo hagan por turnos. 

Tweem además de resolver el registro de la jornada tiene entre sus funcionalidades de comunicación interna, de envío de documentación, firma legal, gestión de solicitudes,... que hacen el teletrabajo más fácil de implantar en las empresas. 

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