¿Cómo mantener la comunicación interna con tu equipo en modalidad teletrabajo?

Son muchos los artículos y noticias que vemos acerca de cómo numerosas empresas se han visto forzadas a implantar el teletrabajo de manera abrupta.

Las primeras semanas lo más importante era poder estar operativos lo antes posible, la logística y la infraestructura. Disponer de un espacio de trabajo en los hogares, que la conexión de internet llegara bien, el acceso a las herramientas básicas… han sido las prioridades.

Una vez resuelta esta primera fase y ya superado el primer mes de teletrabajo, se presenta una cuestión vital en cualquier organización:

¿Qué puedo hacer para mantener la comunicación con mis trabajadores? ¿Cómo hago para transmitir cercanía y que esta situación no haga estragos en los equipos?

En estos tiempos de confinamiento, dónde las noticias que nos llegan son tan duras y con tanta incertidumbre, rebajar esa sensación de intranquilidad es crucial. En un momento especialmente delicado para la continuidad de cualquier negocio, la comunicación interna cobra una importancia monumental.

Además se añade otro factor:

¿Cómo mostrar tranquilidad, seguridad y confianza a través de una pantalla , desde un PC?.

Comunicar desde la confianza y el respeto 

Una de las primeras acciones que se deben tomar es marcar un plan a seguir. Éste tiene que ser de conocimiento público para toda la empresa. Por lo que podemos decir que un factor imprescindible es la transparencia.

Entender la transparencia como punto desde el que comunicar. Explicar la situación de la empresa y tener claro los diferentes escenarios posibles, siendo realistas. Dar a conocer las opciones que está barajando la empresa para cada escenario y sobre las que se irá informando con regularidad. Comunicar los posibles cambios e indicar en el escenario que se encuentra la empresa en cada momento.

Es importante describir la situación de la empresa de manera clara y precisa con realismo y sin derrotismos, tanto a los empleados como a socios y aportar datos e información objetiva. Esto es la transparencia, comunicar aquello que tienen derecho a saber.

Si por desgracia hay en tu organización algún caso de Covid-19, recuerda: Números sí, nombres no.  Las personas que han estado en contacto con el contagiado tienen derecho a saberlo para protegerse y no contagiar a otros.

La empresa habrá establecido unos protocolos a seguir y toda la plantilla sabrá qué tiene que hacer y la empresa como responsable deberá coordinar y actuar bajo estos protocolos. 

Canales bidireccionales y comunicación positiva

Hay que ser conscientes que tenemos que disponer de tiempo para nuestros equipos y escucharles, recoger sus ideas, inquietudes.

Ser capaces de tener una comunicación positiva y también dar a nuestros equipos en las reuniones un feedback sobre el estado de los objetivos y una herramienta de comunicación clave es el reconocimiento.

Mantener reuniones de grupo e individuales

Sabemos que hay muchas familias que han sufrido o están sufriendo en estos momentos. Por lo que antes de hablar de la situación de la empresa, tenemos que saber cómo se encuentra nuestra plantilla anímicamente.  

Para ello, el mejor canal es la video conferencia, es el medio más cercano del que disponemos. Intentamos siempre hacer preguntas abiertas para conocer el estado de ánimo y conocer sus inquietudes, preocupaciones y mantener una escucha activa y efectiva fomentando una comunicación fluida.

Cada mensaje tiene su canal, según el objetivo, el momento y el destinatario: Elegir el canal de comunicación adecuado.

Para el resto de comunicaciones más formales como por ejemplo pueden ser;  enviar comunicados, informes, tareas, pueden ser otros los canales de comunicación como el mail, el portal o la app del empleado, la intranet,…

Estos comunicados de carácter más estrictamente laboral, debemos hacerlos de manera segmentada e inteligente. A cada persona le haremos llegar únicamente aquello que es de su interés o de su departamento. No sobrepasar a tu equipo con cosas que no le atañen, es vital para que puedan centrar su atención y sean más productivos.

Siempre que sea posible, estos canales deben ser multidireccionales (posibilidad de intervenciones de todos con todos) y profesionales (no se recomienda las redes sociales, diseñadas para otro propósito, como comunicación externa, publicitaria,de ocio....)

Importante definir el uso para cada uno de estos canales, ¿qué vamos a comunicar y en qué medio? Cada empresa según su tipología su actividad, decidirá qué comunicar en estos otros canales. Ejemplos de otros canales de comunicación interna igualmente valiosos; los nativos de apps y portales del empleado como tweem, newsletters, mails, intranets, etc. 

Las encuestas, otro canal de comunicación muy importante.

También es interesante y recomendable realizar encuestas periódicas a los empleados para ver cómo está afectando estos cambios y su adaptación a los mismos. 

¿Qué espera un directivo de la comunicación interna?

Desde hace años son muchas las empresas ven los RRHH como un área estratégica dentro de las organizaciones y clave en el éxito de las empresas. En estos momentos esto es indudable,  y podemos poner en valor lo importante que es tener una cultura de empresa que prime una buena comunicación como punto de partida hacia el resto de políticas corporativas.

El objetivo de los directivos es que la empresa genere beneficios y para ello es fundamental tener una comunicación interna óptima. Una comunicación interna  que resuelva los problemas que pueda haber sobre todo de actitud. Y deben ser conscientes, que para ello hay que adoptar ciertas actitudes según su situación y su actividad, en las que prime la confianza y el respeto hacia los colaboradores.

Lista de los beneficios de una comunicación interna fluida, transparente, honesta y eficaz:

1. Crea vínculos que responden a la necesidad de pertenencia de la plantilla.

2. Reduce la incertidumbre y la sensación de confusión. 

3. Provoca compromiso con las personas. 

4. Genera confianza en tu equipo.

5. Retiene y fideliza al talento en tu organización.

6. Forma equipos más involucrados y valorados por la empresa.

7. Adquiere ideas enriquecedoras de los trabajadores.

8. Identifica el talento y lo alinea con los objetivos de la empresa.

9. Consigue la excelencia a través de la comunicación interna.

tweem ofrece diversos canales de comunicación interna; podrás enviar noticias corporativas, comunicados de empresa, notificaciones personalizadas, realizar encuestas de manera segmentada y enviar documentos de recursos humanos... si necesitas más información puedes contactar y te asesoraremos encantados.

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