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La firma digital de documentos: un paso hacia la transformación digital de los Recursos Humanos



La firma digital de documentos: un paso hacia la transformación digital de los Recursos Humanos

 

Uno de los pasos hacia la digitalización de los RRHH es el uso de la firma digital dentro de la empresa

Se trata un factor clave en los departamentos de recursos humanos. La productividad crece de manera exponencial y la empresa obtiene unas ventajas cuantitativas y cualitativas muy destacables, entre ellas:

 

1-Reduce el tiempo dedicado a tareas administrativas de escaso valor, agiliza los procesos y libera tiempo en RRHH para otras tareas como pueden ser captación de talento, seguimiento de las nuevas incorporaciones, organización de eventos o formaciones,...

2- Mejora la productividad y la satisfacción en el departamento de RRHH, ya que estas herramientas hacen su trabajo más motivador ya que se reducen las tareas menos atractivas y más repetitivas.

3- Reducción de costes en material de oficina, al no tener que imprimir los contratos, las nóminas, los justificantes... se reduce el consumo de papel y de cartuchos para la impresora contribuyendo a la conservación del medio ambiente.

4- Elimina el riesgo de pérdida documental. Siempre estará disponible en formato digital esa documentación firmada de gran valor para el área de personal, sin posibilidad de traspapelarla o perderla entre archivadores.

5- La firma digital tiene la misma validez legal que la firma manuscrita en papel.

 

 

¿En qué tareas puede ayudar la firma digital al departamento de recursos humanos?

Tareas de reclutamiento

 En estas tareas se maneja una cantidad elevada de documentos que es necesario que sean firmados, por ejemplo acuerdos de confidencialidad, propuestas contractuales, documentos de prevención de riesgos, ..., utilizar la firma digital en la relación con los empleados nos ahorra tiempo, dinero y nos da una imagen de empresa innovadora y que se preocupa por el medio ambiente muy positiva para las nuevas incorporaciones. 

Durante el periodo de la relación laboral

En el momento que entra un nuevo compañero a formar parte del equipo, y durante su estancia en la empresa se van generando e intercambiando una serie de documentos que también requieren de la firma del empleado, como por ejemplo: las nóminas, extensiones de contrato, bajas, certificados, cambios de contrato o una rescisión de contrato.

Ejemplo de funcionamiento de una firma digital

Con tweem puedes firmar documentos de manera sencilla: cuando un empleado tiene que firmar un documento interno de RRHH, por ejemplo un acuerdo de confidencialidad,  el administrador de tweem solicita la firma mediante un mensaje (notificación) adjuntando el documento.

El empleado recibe en su smartphone la solicitud de firma del documento, lo lee y lo descarga; y una vez conforme, sin necesidad de desplazarse a la oficina, lo firma digitalmente con autenticación de doble factor (mediante SMS). Una vez firmado digitalmente, este proceso genera una serie de evidencias que garantizan la autenticidad de la información recogida y de todo el proceso de firma.

 

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