7 tips para implantar el teletrabajo en tu empresa de una forma rápida y sencilla

Los actuales riesgos para la salud pública han hecho que las empresas tengan que implantar el teletrabajo de manera inmediata. El trabajo en remoto es una opción buena para la conciliación, pero en estos días cobra mayor importancia ya que es muy útil para que las empresas no pierdan productividad y ayudan a disminuir las posibilidades de contagio y a reducir costes de estructura.

En este texto ofrecemos algunos consejos que permitan comenzar con teletrabajo de una manera muy rápida; y además agrupar funciones necesarias en una sóla herramienta, algunas las encontrarás imprescindibles para llevarlo a cabo con éxito.

¿Qué debe funcionar bien para implantar con éxito el teletrabajo en mi empresa?

El  trabajo en remoto es algo que parece muchas veces más complicado de implantar, pero gracias a diversas herramientas tecnológicas existentes hoy es posible.

Estas funciones principles pensamos que las debes tener resueltas en la empresa a la hora de implantar teletrabajo:

1. Los empleados deben registrar online su jornada de trabajo, bien desde el móvil o el PC

Las autoridades han remarcado que las empresas continúan con la obligación de obtener el registro de jornada aunque estén en modo teletrabajo. Trabajar en remoto no exime de esta obligación. Los teletrabajadores deben continuar fichando desde su casa en una app móvil o en una aplicación web para cumplir con la obligación del registro de jornada. Si además pueden crear diferentes actividades registrando cuándo las inician y finalizan, los supervisores de los equipos obtendrán un control más exhaustivo del cumplimineto de las tareas.  

2. Intercambiar sus mensajes a través de un canal de Notificaciones

Es imprescindible que todos los empleados puedan enviar y recibir notificaciones, mantener una buena comunicación interna en la empresa. Y que de esa forma se comuniquen fácilmente con sus compañeros enviando mensajes de manera individualizada o por departamentos a través de una app móvil o aplicación web.

3. Recibir la información corporativa en un área de Actualidad

Los anuncios corporativos y 'oficiales', las noticias de actualidad de la empresa los comunica el área de Recursos Humanos o Gerencia a todos los empleados en su sección correspondiente de la solución tecnológica escogida. Esta información corporativa ayudará a mantener el sentido de pertenencia de los trabajadores, el cual puede resentirse al perder el contacto directo.

4. Acceder a los documentos en un gestor documental

La solución digital para teletrabajar debe permitir a la empresa gestionar los documentos necesarios para trabajar, distribuyendolos por departamento, por centro de trabajo y por empleado. Repartir documentos en papel ya no es posible, por lo que hay que utilizar una opción 100% digital.

5. Solicitar online cualquier trámite a la empresa (vacaciones, días libres, permisos...)

No acudir a la oficina no debe ser obstáculo para solicitar vacaciones, días libres, gastos de viaje y otros trámites.  La empresa debe ofrecer a los empleados un módulo de solicitudes, que incluya además un sencillo flujo de aprobación online por parte de los responsables de los equipos de trabajo.

6. Firmar digitalmente documentos en el móvil con validez legal

Si en algún trámite se necesita el consentimiento, visto bueno y firma por parte del trabajador de un documento, existen soluciones tecnológicas que lo permiten. El área de recursos humanos podrá enviarle el documento para que lo firme digitalmente con respaldo legal, si como mínimo incluye un código SMS recibido en el móvil para su autenticación de doble factor con OTP(One Time Password).      

7. Reuniones virtuales o videoconferencias

Por supuesto para evitar la sensación de aislamiento de los trabajadores en sus casas conviene recurrir a las reuniones virtuales mediante soluciones de videoconferencias. Las hay gratuitas, fáciles de usar y con muy buenas prestaciones incluso para grupos grandes de usuarios.

Con Tweem tendrás  las herramientas y el asesoramiento necesario para que conviertas al teletrabajo en tu aliado. Si necesitas más información o resolver cualquier duda, ponte en contacto con nosotros y te ayudaremos.

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